Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Onderstaande termijnen zijn het beleid voor Shift24. Een wettelijke plicht, lopend geschil of onderzoek kan een langere termijn noodzakelijk maken.
GegevensTermijnToelichting
Account, contactgegevens, rol en werkfunctiesTot 2 jaar na einde relatieEerder verwijderen of anonimiseren als de gegevens niet meer nodig zijn.
Roosters, gewerkte uren en goedkeuringen7 jaarOnderdeel van de loon- en fiscale administratie.
Uurloon, contracturen en kostenrapportages7 jaarVoor zover onderdeel van loon- of financiële administratie.
Ruwe kloklocatie en nauwkeurigheid90 dagen na goedkeuringDaarna verwijderen; kloktijd en resultaat blijven zo nodig bij de urenadministratie.
Beschikbaarheid en ruilverzoeken12 maanden na betreffende datumOperationele planning zonder blijvende administratieve noodzaak.
VerlofaanvragenTot 2 jaar na einde relatieTenzij gegevens nodig zijn voor loonadministratie of een geschil.
Administratieve ziek- en herstelmeldingenMaximaal 2 jaar na einde relatieGeen medische diagnose vastleggen. Afwijkende wettelijke regels kunnen gelden.
Declaraties en bonnen7 jaarVoor zover onderdeel van de financiële of fiscale administratie.
Teamnieuws en foto’s7 dagen zichtbaar, 30 dagen archiefDaarna verwijderen, tenzij eerder handmatig verwijderd of langer nodig wegens een incident.
Reserverings- en gastgegevens12 maanden na bezoekFinanciële gegevens die bij de administratie horen kunnen 7 jaar worden bewaard.
Gebruikersactiviteiten en wijzigingslogboek48 uurOudere regels worden ieder uur automatisch verwijderd. Een afzonderlijk vastgelegd beveiligingsincident kan langer worden bewaard zolang onderzoek dat vereist.
E-mailaflever- en herinneringslogboeken12 maandenVoor foutonderzoek en aantoonbare aflevering; inhoud alleen zolang noodzakelijk.
Back-upsVolgens de back-upcyclus, maximaal 90 dagenVerwijderde gegevens verdwijnen door overschrijving uit de back-upcyclus.
De beheerder beoordeelt minimaal jaarlijks welke gegevens kunnen worden verwijderd of geanonimiseerd. Automatische verwijdering geldt alleen voor onderdelen waarvoor dat technisch is ingericht. Totdat automatische opschoning voor een onderdeel beschikbaar is, voert de beheerder de controle handmatig uit.
Een gebruiker of gast kan een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan. De organisatie controleert eerst de identiteit en beoordeelt vervolgens of een wettelijke bewaarplicht of het belang van anderen verwijdering beperkt.
